HR Prozesse optimieren mit Oberland Coaching
Mit Oberland Coaching wird Ihr Personalbereich zu einem effizienten Repräsentanten Ihres Unternehmens. Erfahren Sie hier mehr über meinen Beratungsansatz und mein Vorgehen bei der Optimierung Ihrer HR Prozesse.
Es lohnt sich, Personalprozesse zu optimieren!
Es gibt gute Gründe, die Vorgehensweisen im Personalbereich regelmäßig zu hinterfragen und kontinuierlich HR Prozesse zu optimieren:
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kundenbezogene HR-Prozesse stellen die Visitenkarte des Unternehmens gegenüber Bewerbern und Mitarbeitern dar. Es lohnt sich sicherzustellen, dass Sie hier den gewünschten Eindruck hinterlassen .
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besonders in Personalprozessen schlummern häufig verborgene Potenziale, aber auch Fehlerrisiken. Eine Analyse hilft Ihnen, die Qualität Ihrer Personalarbeit zu steigern und Kapazitäten zu schaffen, die Sie gewinnbringend in die Betreuung Ihrer Mitarbeiter investieren können.
HR Prozesse - die Visitenkarte Ihres Unternehmens
Was hat es mit Ihrer Arbeitgebermarke zu tun, wenn Sie Ihre HR-Prozesse optimieren? Aus meiner Sicht eine ganze Menge! Denn die Art und Weise, wie Ihr Personalbereich mit seinen internen und externen Kunden umgeht, sagt mehr über Ihr Unternehmen und seine Haltung gegenüber Bewerbern und Mitarbeitern aus als jede Hochglanzbroschüre.
Wer sich als modernes und agiles Unternehmen am Markt präsentiert, sollte seinen Bewerbern vielleicht nicht zumuten, ihren Lebenslauf händisch in ein Bewerbermanagement-Tool einzugeben und wochenlang auf eine Rückmeldung zu warten.
Und wer für sich in Anspruch nimmt, besonders auf das Wohlbefinden seiner Mitarbeiter zu achten, kann sich hinterfragen, wie hoch die bürokratischen Hürden sind, wenn es darum geht, eine neue Kontonummer anzugeben, Urlaub einzureichen oder eine Zeitkorrektur zu veranlassen.
Es sind Kleinigkeiten, die darüber entscheiden, wie Ihr Image als Arbeitgeber wahrgenommen wird. Optimierte Personalprozesse können hier einen signifikanten Beitrag leisten!
Qualität in der Personalarbeit darf kein Zufall sein!
In meiner Praxis als Personalleiter sind mir folgende Phänomene immer wieder begegnet:
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die Prozesse im Personalbereich sind häufig nicht dokumentiert
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Die Mitarbeiter der Personalabteilung definieren ihre eigene „Best practice“ - und zwar jeder für sich.
Nicht-dokumentierte Personalprozesse haben einige wesentliche Nachteile: Es ist schwer, sie zu optimieren, weil es „den“ Prozess gar nicht gibt. Einarbeitung hängt immer von der Person des Einarbeitenden ab und ihrem Verständnis des richtigen Prozesses. Schnittstellen sind vage und ungeklärt. Es gibt keine Kennzahlen, aus denen man Rückschlüsse auf die Servicequalität ziehen könnte („Wie viel Zeit geben wir uns für die Veröffentlichung einer Stellenanzeige?“; „Wie lange muss ein Bewerber auf seinen Vertragsentwurf warten?“)
Das klingt sehr technisch, ist aber hilfreich. Es ist ein bisschen so, als ob man ein Drei-Gänge-Menü nach Rezept oder nach Gefühl kocht. Letzteres führt häufig zu „Qualitätsschwankungen“.
HR Prozesse zu optimieren beinhaltet daher immer auch, sich diese explizit vor Augen zu führen und aufzuschreiben.
Geschieht dies nämlich nicht, bleibt den Mitarbeitern gar nichts anderes übrig, als ihren eigenen Weg durch die Prozesslandschaft zu definieren. Abgesehen von den schon erwähnten Qualitätsschwankungen birgt dieser Umstand massive Fehlerrisiken: Mein Lieblingsbeispiel ist hier der persönliche „Vorlagenfundus“, den sich die einzelnen Mitarbeiter der Personalabteilung anlegen. Die immer gleiche Vorlage für Arbeitsverträge, Betriebsratsanhörungen oder Mitarbeiteranschreiben wird immer wieder überschrieben und nur auf die Spezifika des Einzelfalles angepasst. Ein einheitlicher Qualitätsstandard besonders im Vertragswesen ist so nicht zu erreichen, im schlimmsten Fall werden wesentliche juristische Anpassungen dauerhaft übersehen.
Mein Vorgehen bei der Optimierung Ihrer HR Prozesse
Eine Beratung mit dem Ziel, Ihre HR Prozesse zu optimieren, orientiert sich ausschließlich an Ihren individuellen Bedürfnissen. Üblicher Weiser lassen sich aber die folgenden Phasen unterscheiden:
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Zielklärung und Priorisierung
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Dokumentation und Analyse
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Optimierung der Prozesse inkl. der HR Systeme
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Umsetzung und Training
Zielklärung und Priorisierung
Am Anfang eines Beratungsprozesses zur Optimierung Ihrer Personalprozesse sollten wir uns über Ihre Zielsetzung verständigen. Was wollen Sie mit der Optimierung erreichen, wo sehen Sie den dringendsten Handlungsbedarf? Woran werden Sie feststellen, dass der Beratungsprozess erfolgreich war?
Welche HR Prozesse sollten wir zuerst optimieren? Die Prozesslandschaft eines Personalbereiches ist in der Regel sehr weitläufig, es kommen schnell 50 - 100 HR Prozesse zusammen. Vor diesem Hintergrund kann es sinnvoll sein, sich zunächst auf einige wenige Kernprozesse zu konzentrieren.
Dokumentation und Analyse
Gemeinsam mit Ihrem Personalteam (und bei Bedarf weiteren Stakeholdern) dokumentieren wir Ihre Ist-Prozesse. Wir identifizieren Ineffizienzen, Prozessbrüche oder ungeklärte Schnittstellen. Selbstverständlich sind die dem Prozess zugrundeliegenden Dokumente, Vorlagen und Systeme Teil der Analyse.
Optimierung der HR Prozesse inkl. der begleitenden Systeme
Sie werden von mir keine vorgefertigten HR-Prozesse bekommen. Vielmehr erarbeite ich gemeinsam mit Ihrem Team und nach Ihren Rahmenvorgaben die für Ihr Unternehmen passenden Prozesse.
Spätestens zu diesem Zeitpunkt unterhalten wir uns über passende HR-Systeme, die Ihre Prozesse optimal unterstützen können.
Umsetzung und Training
Die neu definierte Prozess werden dokumentiert und geschult. Nachdem Ihr Team bei der Entwicklung der Prozesse beteiligt war, ist hier mit einer hohen Akzeptanz zu rechnen. Einem einheitlichen Vorgehen steht nichts mehr im Wege. Sofern Systemanpassungen oder -einführungen notwendig sind, planen wir diese gerne im Rahmen eines entsprechenden HR-Projektes auf.
Wenn Sie HR Prozesse optimieren stärken Ihre Arbeitgebermarke und steigern die Qualität Ihrer Personalarbeit. Gern unterstütze ich Sie bei diesem Prozess mit meinem Fachwissen und meiner Methodenkompetenz. Vereinbaren Sie noch heute ein unverbindliches Kennenlerngespräch - ich freue mich auf Ihren Anruf!
Mein Name ist Niels Neumann und ich helfe Ihnen dabei, Ihre HR-Prozesse zu optimieren. Zudem bin ich als Business Coach tätig und unterstütze meine Klienten durch Coachings zur beruflichen Neuorientierung.