Perspektivenwechsel im Job: Führungskompetenz erweitern

In diesem Blogbeitrag geht es darum, ein besseres Verständnis zwischen einzelnen Hierarchieebenen zu schaffen. Ich möchte deutlich machen, dass Missverständnisse und Unverständnis insbesondere zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern nicht gottgegeben sind. Ein simples, aber besonders wirksames Mittel, um Unverständnis und die daraus resultierenden Probleme zu vermeiden, ist der Perspektivenwechsel im Job. Damit ist der aufrichtige Versuch gemeint, die Welt einmal mit den Augen unseres Gegenübers zu sehen. Wenn uns das gelingt, können wir viel verständlicher kommunizieren und unseren Gesprächspartner deutlich besser verstehen.

Kommen Ihnen die folgenden Sätze bekannt vor? In meiner beruflichen Praxis gehören solche Aussagen fast schon zum Alltag. Es scheint, als würde in den Unternehmen ein allgemeines Unverständnis herrschen:

• Aus Sicht eines Mitarbeiters: „Mein Chef versteht mich einfach nicht. Nie hört er mir richtig zu. Ihn interessieren die Probleme in meiner Abteilung nicht.“

• Aus der Perspektive eines Angestellten: „Die Leute in der Zentrale haben doch keine Ahnung, was bei uns vor sich geht.“

• Die Sichtweise eines Chefs/Geschäftsführers: „Wenn ich meinen Mitarbeitern erkläre, was ich von ihnen erwarte, blicke ich manchmal nur in leere Gesichter.“

Das Unverständnis, das sich in solchen Situationen ausdrückt, verursacht vielfache Probleme:

• Missverständnisse kosten Zeit und Energie, die wesentlich produktiver eingesetzt werden könnten. Erstmal müssen wir überhaupt mitbekommen, dass wir einander nicht verstanden haben. Dann müssen wir (wenn wir unseren Ärger über das Unverständnis des anderen in den Griff bekommen haben) mühsam auseinanderdividieren, worin denn das Missverständnis lag. Bis dahin ist natürlich jede Planung obsolet geworden…

• Das Gefühl, vom anderen nicht verstanden zu werden, erzeugt auf beiden Seiten Frustration und Ärger. „Also einfacher kann ich das nicht erklären, warum versteht mich der denn nicht?“. Ist Ihnen eigentlich schon einmal aufgefallen, dass immer der oder die andere daran schuld ist, wenn wir einander nicht verstehen?

In der Folge können die Beziehungen zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter oder innerhalb des Teams nachhaltig gestört oder beschädigt werden. Das ist dann der Moment, in dem ich als Coach gerufen werde…

Führung und Kommunikation: Was hat der Konstruktivismus damit zu tun?

Wer mein Blogbeiträge kennt, weiß, dass ich gern auf ausführliche theoretische Erläuterungen verzichte. Ich schreibe als Praktiker für Praktiker, da muss niemand mit hochtrabenden Fachbegriffen und Theorien beeindruckt werden. Im Zusammenhang mit dem Perspektivenwechsel im Job macht es allerdings Sinn, sich ein wenig mit Theorie zu beschäftigen, nämlich mit dem Konstruktivismus.

Der Konstruktivismus geht - vereinfacht dargestellt - davon aus, dass wir alle die Welt mit eigenen Augen sehen und uns damit unser ganz persönliches Bild von der Realität schaffen/konstruieren. Wie wir die Dinge wahrnehmen, hängt von unserer Kultur, unserer Herkunft, unserer Erziehung, unserem genetischen Setup und von unzähligen anderen Faktoren ab.

Das lässt sich leicht nachvollziehen, wenn wir 2 Personen bitten, einen beliebigen Gegenstand auf dem Tisch vor ihnen zu beschreiben. Obwohl der Gegenstand derselbe ist, werden sich die Beschreibungen sicherlich deutlich unterscheiden.

So gesehen kann man sogar so weit gehen und behaupten, dass es die eine, objektive Wirklichkeit gar nicht gibt. Wir alle konstruieren uns unsere Wirklichkeit selbst.

Für Menschen, die ihr Selbstwertgefühl daraus speisen, dass sie im Besitz der allumfassenden Wahrheit sind und deshalb immer recht haben, ist diese Anschauung natürlich eine Zumutung. Für alle anderen hat dieser Gedanke etwas ungemein Entspannendes an sich. Unser Gegenüber sieht die Welt eben nicht falsch, sondern anders. Wenn wir akzeptieren, dass unser Gegenüber die Welt anders wahrnimmt als wir selbst, sind wir vielleicht eher bereit, ihm unsere eigene Welt zu erklären. Und je besser wir verstehen, wie die Welt unseres Gegenübers aussieht, desto besser wird es uns gelingen, für diese Erklärungen Begriffe zu wählen, die unser Gegenüber versteht.

Ende der Theorie, es wird Zeit für Beispiele:

Ausgangslage: Gehen wir einmal davon aus, Sie wären Führungskraft des mittleren Managements in einem produzierenden Unternehmen. Sie führen ein Team von Mitarbeitern und berichten an einen Vorgesetzten, an den noch 4 weitere Führungskräfte berichten, die ebenfalls Teams leiten. Obwohl Sie alle eng zusammenarbeiten, leben Sie selbst, Ihr Vorgesetzter und Ihre Mitarbeiter in sehr unterschiedlichen Welten. Es lässt sich feststellen, dass je höher Sie in der Hierarchie nach oben kommen desto abstrakter werden die Themen, mit denen Sie sich beschäftigen:

• Ihre Mitarbeiter arbeiten an konkreten Werkstücken und Produkten.

• Als Führungskraft ist es Ihre Aufgabe, Ihre Mitarbeiter zu unterstützen und zu koordinieren. Es liegt in Ihrer Verantwortung, dafür zu sorgen, dass Ihre Abteilung das Arbeitsergebnis liefert, das Ihre Organisation von ihr erwartet. Dieser Umstand ist z. B. für Meister in Produktionsbetrieben besonders schmerzhaft, die nach ihrer Beförderung zur Führungskraft keine Zeit mehr für ihre „richtige“ Arbeit an der Werkbank haben, sondern ihre Tage im Büro verbringen (müssen).

• Ihre eigene Führungskraft wiederum verantwortet in unserem Beispiel die Ergebnisse aller 5 Teams.

Perspektivenwechsel nach oben - versetzen Sie sich in die Lage Ihres Vorgesetzten

Nun wagen wir einen Perspektivenwechsel im Job und versetzen uns in die Lage Ihres Vorgesetzten: Würde sich dieser Mensch mit denselben Themen und Problemen befassen, mit denen Sie täglich konfrontiert sind, müsste er das Fünffache leisten, wie Sie selbst - denn Ihre Kollegen kommen ja ebenfalls mit ihren Problemen auf ihn zu. Da die wenigsten Manager dazu in der Lage sind, ein solches Pensum zu bewältigen (auch wenn sie das niemals zugeben würden), sind sie gezwungen, zu abstrahieren und zu vereinfachen:

• Ihr eigener Tag besteht womöglich darin, Ersatz für Herrn Müller zu beschaffen (der sich heute Morgen mit Magen-Darm krankgemeldet hat), damit Sie irgendwie das geplante Pensum der Woche schaffen. Ihr Vorgesetzter analysiert vielleicht zur gleichen Zeit die Krankheitsquote des gesamten Unternehmens und errechnet, wie hoch die Ausfallkosten für fehlendes Personal im laufenden Jahr im Vergleich zum Vorjahr sind. Das macht den Mann nicht zum herzlosen Monster, sondern gehört zu seinen Aufgaben. Die größte Herausforderung in seinem Beruf besteht schließlich darin, seinen Verantwortungsbereich zu steuern und zu verwalten.

• Gleiches gilt für die Entwicklung der Überstunden oder der Fluktuation: Sie führen eventuell hitzige Diskussionen mit ihren Mitarbeitern, die unzufrieden darüber sind, dass sie schon wieder nicht pünktlich nach Hause kommen, weil eine dringende Bestellung noch fertig gemacht werden muss. Oder Sie machen sich Gedanken, wie ihr Team funktionieren soll, nachdem Frau Maier, Ihre beste Fachkraft, Ihnen soeben ihre Kündigung überreicht hat. Die Welt Ihres Chefs besteht aus Kennzahlen und Daten. Glauben Sie mir - sie ist deshalb nicht weniger dramatisch.

Je weiter wir uns in der Hierarchie nach oben entwickeln, umso abstrakter werden die Begriffe und Themen. Kein Wunder, dass es da bei der Kommunikation zwischen Hierarchiegrenzen zu Problemen und Konflikten kommen kann: Sie sprechen von e konkreten Erlebnissen mit echten Menschen, Ihr Vorgesetzter hingegen von EBIT-Margen und Fluktuationsquoten. So gesehen ist es schon eher verwunderlich, wenn Sie beiden sich überhaupt verstehen - Sie sprechen unterschiedliche Sprachen.

Das alles ist natürlich maßlos übertrieben. In der Realität hat Ihr Vorgesetzter (hoffentlich) natürlich durchaus ein Ohr für die konkreten Probleme aus Ihrem beruflichen Alltag. Die Kommunikation zwischen Ihnen beiden wird aber umso reibungsloser funktionieren, je mehr Sie in der Sprache Ihres Vorgesetzten sprechen.

Die Sprache der Vorgesetzten: Wie Sie Probleme & Bedürfnisse richtig kommunizieren

Natürlich können Sie detailreich davon berichten, wie überarbeitet alle Ihre Mitarbeiter sind und wie stressig der berufliche Alltag in Ihrer Abteilung ist, um zum Schluss Ihrer Ausführungen um mehr Personal zu bitten. Mit einem Perspektivenwechsel im Job lässt sich die Situation jedoch verständlicher darlegen. Sie können Ihrem Vorgesetzten nämlich auch darlegen, wie sich die Überstunden und die Krankheitsquote in Ihrer Abteilung im letzten Jahr entwickelt hat, in welcher Höhe Überstundenzuschläge das Betriebsergebnis belastet haben und daraus ableiten, dass es für Ihr Unternehmen wirtschaftlicher wäre, mehr Personal einzustellen. Das ist - klischeehaft gesprochen - die Sprache, die Ihr Vorgesetzter versteht und die Argumente, die ihn von Ihrer Sichtweise überzeugen.

Selbstverständlich ist das leichter gesagt als getan, besonders wenn man den sogenannten „Management-Talk“ nun mal nie gelernt hat. Und es geht keinesfalls darum, diesen „Management-Talk“ zu imitieren. Im Rahmen des Perspektivenwechsels im Job wollen wir ja aufrichtig die Welt des anderen verstehen. Was läge also näher, als Ihren Vorgesetzten zu fragen, welche Informationen für ihn bei der Steuerung seines Verantwortungsbereichs wichtig sind?

Ein weiterer Schlüssel zu diesem Mysterium liegt häufig in den Kennzahlen (oder auch KPIs - key performance indicators), die Sie vielleicht regelmäßig irgendwo hin berichten müssen. Hierzu folgende wahre Begebenheit: Vor einigen Jahren war ich Personalleiter in einem international tätigen Industriekonzern. Im Rahmen eines Projekts zur Optimierung der wesentlichen KPIs war ich zusammen mit etlichen Personalleiter-Kollegen aus ganz Europa Teilnehmer eines Treffens am Sitz der Konzernzentrale. Der Projektleiter stellte zu Beginn des Meetings zwei einfache Fragen:

1. „Wer von Euch erhebt und meldet regelmäßig KPIs?“ Alle Hände der Teilnehmenden gingen nach oben.

2. „Wer von Euch arbeitet auch mit den Kennzahlen, die Ihr da erhebt?“ Alle Hände blieben unten!

Ich gebe zu, ich habe es damals gehasst, monatlich ein ganzes Sammelsurium von Kennzahlen an irgendeine Konzernzentrale melden zu müssen. Das hat immer nur Ressourcen gekostet und vermeintlich nie einen Nutzen gebracht.

Der Nutzen dieser KPIs für meine eigene Arbeit als Führungskraft wurde mir erst Jahre später klar, ebenso wie der Umstand, dass es sich hier im Grunde genommen um ein Kommunikationsangebot unseres Vorgesetzten bzw. der Konzernzentrale handelte. Dies waren die Begriffe, mit denen mein Vorgesetzter die Realität beschrieb, die ich in meinem damaligen Berufsleben jeden Tag erlebte.

Mein Rat in dieser Situation: Machen Sie sich diese Begriffe zu eigen und kommunizieren Sie in der Sprache Ihres Vorgesetzten. Sie wissen nicht wie? Dann könnten Sie Ihren Chef bitten, die für ihn wichtigsten Kennzahlen einmal zu erläutern. Das erfordert etwas Mut, besonders, wenn Sie schon seit Jahren die entsprechenden Tabellen ausfüllen und weiterleiten. Sie können ein wenig googeln, sich Tipps aus dem Controlling holen oder mich anrufen - zusammen finden wir schon raus, was es mit diesen KPIs so Geheimnisvolles auf sich hat.

Fakt ist: Je besser Sie verstehen, mit welchen Begriffen sich die Welt Ihres Vorgesetzten beschreiben lässt, desto einfacher können Sie Ihre Anliegen und ihre Informationen vermitteln.

Perspektivenwechsel nach unten - So gelingt die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern

Leider ist das nur die halbe Miete: Wer sagt Ihnen eigentlich, dass Sie die Anliegen, mit denen Ihre Mitarbeiter zu Ihnen kommen, wirklich verstehen? Und was macht Sie so sicher, dass Sie in einer Sprache kommunizieren, die für Ihre Mitarbeiter verständlich ist? Auch hier gilt: Je besser Sie und Ihre Mitarbeiter die Welt des jeweils anderen kennen, desto leichter können Sie miteinander kommunizieren - also wagen wir auch hier erneut einen Perspektivenwechsel im Job.

Sie könnten sich zum Beispiel dazu entschließen, Ihren Mitarbeitern die Begriffe und Mechanismen zu erläutern, die für die Steuerung Ihres Verantwortungsbereichs relevant sind. Gemeinsam könnten Sie herausfinden, mit welchen Gegebenheiten und Bedürfnissen „aus der beruflichen Welt Ihrer Mitarbeiter“ diese Begriffe korrespondieren:

• Was bedeutet es konkret in der Werkstatt, wenn Sie von Produktivität, Liefertreue oder „Cost-Income-Ratio“ sprechen?

• Warum ist eigentlich eine hohe Krankenquote eine so große Belastung für die Kollegen und das Unternehmen? (Weil die verbleibenden Kollegen die Arbeit der Kranken mit erledigen müssen und das Unternehmen die dadurch anfallenden Überstunden neben den Gehältern der Kranken tragen muss).

• Und was muss geschehen, um die Kennzahlen, nach denen Sie steuern (und gesteuert werden), in die gewünschte Richtung zu verändern?

Wie oft haben Sie sich im Laufe Ihres Berufslebens gewünscht, Ihr Vorgesetzter möge sich doch endlich einmal Zeit nehmen, um Ihnen zuzuhören? Schaffen Sie Raum für diesen Austausch und unternehmen Sie den aufrichtigen Versuch, sich in die Lage Ihrer Mitarbeiter zu versetzen. Handeln Sie so, wie Sie sich das von Ihrem eigenen Chef wünschen würden. Die Zeit, die Sie hierfür investieren, sparen Sie sich doppelt und dreifach, indem Sie die eingangs beschriebenen Probleme vermeiden.

Klingt trivial - warum macht’s bloß keiner?

Sich einmal in die Lage des Anderen versetzen, die Welt mit den Augen des Gegenübers sehen, aufrichtig den Versuch unternehmen, den anderen zu verstehen, anstatt gleich das nächste Gegenargument zu suchen - das alles klingt so simpel und einfach, dass ich mich fast schäme, es hier als ernsthafte Erweiterung Ihrer Führungskompetenzen vorzuschlagen. Und doch zeigt der betriebliche Alltag, dass diese einfachen Techniken bei Weitem nicht so verbreitet sind. Im Rahmen eines Business Coaching unterstütze ich Sie dabei, den Perspektivenwechsel im Job in Ihren (Führungs-)Alltag zu integrieren.